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  • Mauricio Correa

Como foi ministrar 17 mini workshops em 3 dias sobre agilidade e método Kanban no RH - CONARH2019

Atualizado: 7 de Out de 2019

Acompanhe esta história com o artigo do nosso trainer Coaracy Silva!

CONARH 2019 – #Humanize

Considerado um dos maiores e mais importantes eventos para a área de gestão de pessoas no mundo, o CONARH é promovido pela ABRH-Brasil (Associação Brasileira de Recursos Humnos) com a participação da ABRH-SP. Ele aconteceu entre 13 e 15 de agosto no São Paulo Expo.

Com o tema #Humanize, Sandra Gioffi, diretora do CONARH destacou que “Em meio às tecnologias do nosso dia a dia, como inteligência artificial, carros autônomos, realidade virtual, impressoras 3D, drones, internet das coisas, entre outras, será mais competitiva e reterá mais talentos a empresa que valorizar o que é essencial no profissional, os seus sentimentos. Temos que humanizar nossas organizações e relações”.

A oportunidade de participar surgiu através da Senior Sistemas para preparar e facilitar minis workshops alinhado ao tema que a empresa levou para o evento: “Adicionando agilidade ao seu RH”. Nos últimos 2 anos, a Senior organiza um espaço em seu stand chamado “Cápsula de Inovação” onde ocorrem workshops sobre temas atuais de gestão e que tem objetivo de divulgar práticas de aprendizado emergente para resolver desafios organizacionais.

O primeiro passo foi alinhar que o conceito de agilidade é uma maneira de pensar e agir que pode ajudar a melhorar o desempenho na gestão de pessoas em uma época que a adaptabilidade é tema central na evolução do RH para o século XXI. Mas queríamos levar algo prático, desmistificando como resolver problemas reais, e o tema central foi a burocracia excessiva, algo que muitos profissionais de organizações de diferentes tamanhos e segmentos apontam como o grande vilão de seu trabalho e que dificulta em atender as expectativas para o mundo VUCA.


CRIANDO CONTEÚDO

Em parceria com Anderson Gonzaga e Mauricio Correa pensamos em utilizar o método Kanban para clarificar aos participantes que burocracia é somente o sintoma e que o verdadeiro problema está em fatores da gestão do fluxo do trabalho.

Nossa ideia foi criar uma situação para falar de F4P (Fit for purpose), gargalos no fluxo, processos inadequados, STATIK (system thinking approach to introduce Kanban), desperdícios no processo e desequilíbrio de alocação das equipes. Mas não queríamos apresentar somente teoria com siglas, citações de autores famosos e ppt com imagens legais, então criamos uma temática utilizando storytelling para um mini workshop com duração de 1h.

Criada a versão 1.0 para o evento, Thiago Evangelista contribuiu para evolução da ideia. Ele é consultor com uma sólida vivencia em RH, o que somou aos trabalhos o seu conhecimento da linguagem e maneira de pensar dos profissionais de gestão de pessoas. Adaptamos a narrativa e confiantes partimos para o desafio da maratona do CONARH.


O INÍCIO DA MARATONA

Chegando no evento, juntamente com Thiago alinhamos as expectativas para o início do evento, onde iniciei com uma palestra no stand da Senior sobre como a agilidade pode ser um aliado para diminuir a burocracia do RH, apresentando que a mudança para o RH Ágil é uma mudança de atuação com um foco estratégico. A principal ideia foi mostrar aos profissionais de gestão de pessoas que agilidade não significa ser mais rápido e sim ser mais adaptável. Ser ágil é uma mudança de comportamento e o RH tem papel fundamental nessa evolução, pois para a transformação na era digital o foco deve estar nas pessoas, pois tecnologia se tornou um commodity de fácil acesso, e profissionais de alto desempenho são o verdadeiro diferencial. A mesma palestra foi apresentada no dia seguinte, e com ela a oportunidade de convidar as pessoas a participarem do workshop.

Durante os três dias, as turmas estiveram completas e com fila de espera, houveram pessoas chateadas por não conseguir participar e com isso a certeza que o objetivo estava sendo alcançado. Os feedbacks foram maravilhosos com depoimentos no nosso mural e nas redes sociais, o que nos mostrou que conseguimos atender as expectativas do público e dos organizadores do stand da Senior.


O WORKSHOP

Em parceria com Thiago realizamos a facilitação com as equipes de 15 pessoas por sessão.

No começo apresentávamos o contexto de uma grande organização que definiu em seu planejamento estratégico que iria realizar a sua Transformação Digital para se adequar aos novos desafios do mercado. Foi feito um anuncio pela C-Level em um evento para todos colaboradores e a primeira ação efetiva seria a contratação de profissionais com papeis chaves para ajudar e liderar essa mudança.

O desafio foi repassado para a equipe de recrutamento e seleção com o prazo sendo uma restrição importante para não atrasar o cronograma acordado com os acionistas, que investiram um grande valor nesse plano e estavam com uma alta expectativa.

Mas a líder desse time ficou muito preocupada, pois eles tinham problemas com prazos e transparência nos processos e havia um grande receio de não conseguir cumprir a meta. Ela então procurou o especialista ágil da organização que já havia conseguido atingir resultados muito interessantes com a equipe de TI para saber se era possível ajuda-los.

Eles começam então um entendimento do problema, onde ele explicava para a equipe os fundamentos da agilidade, apresentava que o conceito de RH Ágil já existia e que poderiam aplicar ao seu time e acordaram em usar o método Kanban.


Nesse momento os participantes começavam a dinâmica de trabalho. Eles se dividiam em 3 equipes construindo o Kanban Board, entendendo o fluxo de trabalho, como a equipe estava distribuída e em que fase as vagas estão no fluxo.

Com o quadro pronto, explicávamos os conceitos e práticas do Kanban e acompanhávamos uma semana de trabalho da equipe. Ao final dessa semana realizavamos a primeira retrospectiva e com métricas de lead time e throughput ficava claro que seria necessária uma grande mudança pois eles precisariam melhorar muito a performance para atingir o resultado esperado.

Os participantes foram desafiados a propor melhorias no fluxo de trabalho e criar em conjunto as ideias de melhoria. Foi interessante como TODAS as equipes trabalharam em conjunto com ideias diferentes e originais de como atingir o objetivo estratégico.

Ao final promovíamos uma apresentação entre os times de suas propostas, que chamamos de “Reunião de Kaizen”, nesse momento cada time apresenta suas ideias onde houve muita troca de conhecimento e experiencias. Neste momento percebemos a clareza para os participantes sobre a importância da gestão do fluxo, os objetivos estavam claros, assim como a percepção da agilidade como meio e não fim para resultados de alta performance e um entendimento inicial sobre o método Kanban.

Vejam o material que utilizamos no evento (workshop e palestra)


ATOS DE LIDERANÇA EM TODOS OS NÍVEIS DA ORGANIZAÇÃO

Após três dias intensos com aproximadamente 300 pessoas participando dos workshops e palestras, transmitimos conhecimento e criamos um espaço para troca de experiências e ideias sobre agilidade, método Kanban, gestão de fluxo e um discurso que a verdadeira transformação digital é mudança de comportamento e que precisamos de novas maneiras de fazer gestão.

Ficou o sentimento de missão cumprida, muitos sorrisos, conversas incríveis, profissionais que voltaram para suas organizações com novas ideias e milhares de possibilidades de mudança.

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